Quando si utilizzano file di Microsoft Excel condivisi tra più utenti, può capitare che vengano erroneamente cancellate formule o apportate modifiche ai collegamenti, compromettendo le funzionalità presenti nei vari fogli. Fortunatamente in Excel sono presenti strumenti che ci consentono di evitare queste eventualità.
Supponiamo di avere un file Excel utilizzato da più utenti per l’inserimento di dati. Il file è dunque composto da celle che devono essere accessibili e modificabili per consentire l’inserimento dei dati e altre contenenti, ad esempio, formule o collegamenti, che non devono essere modificate. Puntualmente però ci si ritrova a dover reimpostare le funzioni accidentalmente modificate. Per ovviare a questo è possibile bloccare solo le celle alle quali nessuno deve accedere.
Una volta completato il file, seleziona le celle che devono essere utilizzate e modificate, trascinando su di esse il mouse tenendo premuto il tasto sinistro (per la selezione di celle non continue è possibile utilizzare il tasto CTRL). Clicca con il tasto destro del mouse e seleziona “Formato celle” nel menù contestuale. Nella finestra che si è aperta, seleziona la scheda Protezione. Togli il segno di spunta nella casella vicino a Bloccata e clicca OK.
A questo punto, se possiedi una versione di Excel dal 2007 in poi, apri la scheda Revisione dal menù in alto e clicca su Proteggi Foglio.In caso di Excel 2003 o precedenti, clicca su Strumenti, presente sulla barra dei menù, seleziona Protezione e poi Proteggi foglio. Si apre una finestra che consente di stabilire quali azioni è possibile svolgere e quali invece no. Vediamole nel dettaglio:
Risulta essere possibile, tramite appositi segni di spunta, dare la possibilità o meno di selezionare le celle bloccate, cambiarne il formato, modificare la misura di righe e colonne, inserirne nuove o eliminarle, applicare filtri o ordinamenti, ecc. Se vuoi che le celle bloccate non vengano modificate in alcun modo, non aggiungere alcun segno di spunta alla finestra “Proteggi foglio”. Inserisci ora una Password nella apposita casella di testo e clicca OK. A questo punto, se si prova a scrivere in una cella protetta, viene restituito un messaggio di errore.